De plus en plus utilisée par les entreprises, la visioconférence est devenue au fil des ans un outil essentiel de la collaboration en entreprise. Elle permet de communiquer à distance en mobilité, en télétravail, entre sites distants ou tout simplement pour éviter de se déplacer. Moyen de communication avantageux pour réduire les coûts de déplacement, la visioconférence permet d’organiser des réunions fréquentes ou de simples échanges et de travailler de manière collaborative grâce à un système de télécommunication interactif et performant. Son utilisation suscite un grand intérêt tant les diverses possibilités d’applications et de services qu’elle propose sont étendues et les avantages nombreux : gain de temps, gain en rentabilité, gain en productivité etc. Pour les entreprises souhaitant repenser leur stratégie à l’aune du digital, la vidéoconférence est à la fois un enjeu et un défi pour gagner en réactivité et en performance.
Il importe donc de savoir comment réussir une réunion d’entreprise en visioconférence et de déterminer pour cela : quelle expérience utilisateur (UX) privilégier ?
Une visioconférence, ça se prépare
Une visioconférence peut très bien réussir comme tourner au fiasco, si elle n’est pas du tout préparée à l’avance. Certes, une interface bien conçue et proposant la meilleure expérience utilisateur en vidéoconférence facilite grandement sa réussite, toutefois, elle ne peut complètement se substituer à une bonne préparation en amont. Non seulement, il importe pour les utilisateurs de savoir pleinement maîtriser la technologie qu’ils utilisent, en sachant effectuer les bons paramétrages pour être bien vu et bien entendu. Cette préparation est essentielle pour gagner en efficacité surtout si les sessions de conférence impliquent un grand nombre d’acteurs. Voici cinq points essentiels et indispensables à une préparation sereine :
• Sélectionner votre auditoire : le nombre, le profil et le rôle de chaque intervenant est à définir
• Optimiser votre temps : prévoir une durée précise pour éviter des séances de conférence trop longue, au cours desquelles l’attention des participants baisse. Bien organisée, avec des temps de pause, une heure suffit pour aller à l’essentiel, prendre de bonnes décisions et garder des échanges de qualité
• Établir un ordre du jour : chaque intervenant doit savoir avant le déroulement de la vidéoconférence de quoi il est question et quels sujets seront traités.
• Se mettre en mode écoute : pour garantir un bon déroulement d’une conférence multipoint, il importe que l’animateur ne soit pas forcément un participant prenant la parole, mais plutôt une personne qui écoute afin de jouer le rôle de médiateur et de distribuer correctement la parole
• Faire un compte-rendu de la réunion : document interne très utile, il a pour but d’informer et de rendre compte de manière objective et fidèle tous les propos qui ont été soutenus
Vers une expérience utilisateur positive
Il est évident qu’une acceptation plénière de la vidéoconférence avec tous ces champs d’application de la part des employés utilisateurs entraîne fortement une expérience utilisateur positive ayant pour conséquence :
• Une cohésion plus forte entre les utilisateurs
• Un gain d’efficacité, de temps et de productivité
• Un retour sur investissement rapide
Et si l’intégration d’une nouvelle technologie de communication collaborative peut être source de problèmes :
• Perte de temps
• Manque de formation
• Difficulté d’intégration aux nouveaux outils pour les employés
Il existe aujourd’hui des produits et services qui prennent en compte ces freins au changement, en proposant des outils qui facilitent leur adoption.
Quelle solution de visioconférence faut-il choisir ?
La banalisation de la vidéo cache parfois le fait qu’elle doit faire l’objet d’une intégration irréprochable, en phase avec l’infrastructure de l’entreprise, ses besoins et ses moyens. C’est la raison pour laquelle un intégrateur expert en outils de collaboration recommandera toujours une bonne analyse du potentiel de l’entreprise afin d’apporter la solution qui convient.
Pour une « expérience utilisateur professionnelle », il faut s’orienter vers une solution de visioconférence à la fois puissante et simple d’utilisation.
Il faut savoir que chez Cisco, l’expérience utilisateur (UX) est placée au centre dès la conception des produits. L’ergonomie de l’interface est particulièrement étudiée pour garantir la simplicité d’usage que doit éprouver tout utilisateur, même s’il n’est pas particulièrement technophile ou très à l’aise avec ces outils de collaboration. Il existe d’ailleurs des agences spécialisées dans l’UX Design (design de l’expérience utilisateur) telle que l’agence Usabilis à Paris, qui fait référence dans ce domaine.
Cisco Téléprésence MX700, une solution professionnelle de visioconférence étonnamment rapide à mettre en œuvre. Vos réunions ne seront plus jamais les mêmes !
Les experts de la société Elit-technologies, l’une des entreprises majeures en France pour l’intégration des solutions de collaboration en France, recommande les solutions de visioconférence Cisco. Un aperçu en image donne une idée de la simplicité des solutions proposées par la firme de San José :
https://www.youtube.com/watch?v=jjPPjTVH5RA
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